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「超・箇条書き」から学ぶ作業効率アップの方法

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「超・箇条書き」著者の杉野幹人さんは、

 箇条書きは武器にもなるが、同時に怖いものでもある。なぜなら、箇条書きを見れば、その人の「思考の深さ」がわかってしまうからだ。

と言います。

箇条書きには思っているよりはるかに"自らの思考"が現れているらしい。

実際、「超・箇条書き」は「10倍速く、魅力的に」伝える技術を教えてくれるビジネススキル本となっており、読了すれば確実に深い思考を伝える箇条書きスキルが付くと思います。



ここでは、「超・箇条書き」から学べる、「他人に伝える」よりも先に「自分が理解し次に活かす」ための箇条書き初級編をお伝えします。


メモを"構造化"しよう!

"構造化'とは巨大で複雑なものを、段階的に小さく分解していく作業のことを指します。

箇条書きにおける"構造化"は受け取ったを細かくカテゴリ分けして、ポイントを分かりやすくすることです。

ただ受け取った情報を羅列するだけでは、理解が深まりませんし後から読んでも大事な点が掴みにくくなってしまいます。

そこで、メモを構造化することによって、考えをまとめ、後の作業効率を上げることができます。


構造化するにあたって大事なことは似たもの同士を集めストーリー化してあげることです。


"似たもの同士"を集める

箇条書きを始めるときには似ているものに注意しましょう。

例えば、飲食店のスタッフたちと閉店後にミーティングをして、

  • 挨拶が小さかった
  • スタッフがあと2人は欲しい
  • 夜間に客が回らない
  • ○○があまり売れない
  • 閉店時間を延長してもいいのでは

という議題が上がったとします。

ここでただ羅列するメモを取るだけでは、後から見直してもポイントが漫然としてしまいます。

これだけでも一つ一つの内容は伝わってくるのですが、何が問題で何をすべきなのかがクリアじゃありません。

まずは似たもの同士を集めてメモを取ることから始めましょう。

上の議題は「提案」と「反省点」に分けることができますね。なので、先ほどのメモを

提案が3つあった

  1. スタッフが2人欲しい
  2. 仕入先を変える
  3. 閉店時間を延長する

反省点が2つあった

  1. ○○の売れ行きが良くない
  2. 夜間の客の回転率が悪い

と、してあげることでミーティングで何を話したのかがスマートに理解できます。

また、似たもの同士をまとめるときはなるべく"次元が同じ"ものを同じ階層に置くことが大事です。

ここでは「提案」と「反省点」は「お店の運営」というさらに上のカテゴリにまとめられます。

もしその後のミーティングで「お店の目標」という話が出てきたら、

のように同じ次元のものは高さを合わせてあげるとさらにわかりやすくなります。

ストーリー化してさらにわかりやすく!

"構造化"で箇条書きをさらにまとめるには、ストーリー化をしなければなりません。

「ストーリー化」は箇条書きに時の流れを生み出すことです。

提案が3つあった

  1. スタッフが2人欲しい
  2. 仕入先を変える
  3. 閉店時間を延長する

反省点が2つあった

  1. ○○の売れ行きがよくない
  2. 夜間の客の回転率が悪い

このメモに見た以上の情報は引き出せません。これを、

反省点が2つあった

  1. ○○の売れ行きがよくない
  2. 夜間の客の回転率が悪い

提案が3つあった

  1. スタッフが2人欲しい
  2. 仕入先を変える
  3. 閉店時間を延長する

と、するだけで、反省点を挙げたのちにその改善方法を提案した、という時間の流れが読み取れるようになります。

たとえミーティングの内容を忘れてしまっても、自分のメモを見ることでどんな話をどんな流れでしたか効率的に思い出すことができます。

構造化された箇条書きで作業をスムーズに

これでカテゴリ分けストーリー化してある、構造化された箇条書きが出来上がります。

構造化された箇条書きが出来るようになると、他人の意見を聞くときも、自分の意見をまとめるときも役に立ちます。

箇条書きをしながら頭の中で整理する意識がつきますし、後で見直してもその瞬間に思っていた大事なことがちゃんと理解できます。

作業効率を上げたい方はぜひ試してください。

超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術

超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術